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2005年11月14日 (月)

Excelからメールを送りたい。

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「情報バーにお気づきですか?」の続きです。
いろいろ質問を用意されていた模様です。

「エクセルのファイルをメールしたいんですけど、メールボタンを押したら、どこまでが送信されるんでしょう?今出ているシートだけを送信したいんですけど、どうも送信できないんですが…」

うーむ。
メールではファイル添付で送信されるから、今のシートだけってのは無理っぽいですけど…。
Officeによくある、こういう変なアプリ間の連携ボタンは、個人的には信用していないので使っていませんでしたが、質問されてしまうとそうもいかない。
素人じゃないので、個人的な好みは関係ないのである。
ついでの質問ということで、今ここにいるので、目の前でいろいろ検証することに。

実際、普段使っていない機能なだけに、かなり面食らう動作をしてくれてます…。

-----

mailbuttonとにかく、該当のファイルを開いて、メールボタンを押してみた。
注:右の絵は、Excel2003ですので添付ファイルになります
ボタンを押すと、メールソフトが起動できないとか何とか、なにやら妙なエラーが出る。
(残念ながらメッセージのメモもキャプチャも取り損ねましたが…)

「メールソフトが起動できない」というところでピンときました。
おそらく、規定のメールソフトがちゃんと設定されていないのでしょう。
確認できる箇所は2箇所あります。
まずはOutlookExpressの「ツール」から「オプション」
OutlookExpressの「ツール」から「オプション」

赤い矢印の「規定とする」ボタンをクリックします。
規定になっていたら、ここはボタンがグレーアウトして押せなくなります。

もうひとつ確認できる場所があります。インターネットオプションです。
コントロールパネルの「インターネットオプション」、もしくはInternetExplorerの「ツール」から「インターネットオプション」
mailhandler02

こちらの「プログラム」タブから、「電子メール」の設定を「OutlookExpress」にします。

上記のどちらかを設定すればOKです。
これで無事、エクセルからメール送信ができるようになりました。

しかし、実際にやってみて、送信をかけたところ…。
届いた方では、なにやら本文にそのまま現在のワークシートが表示されています。添付ファイルではないようです。
うーむ。
これでは受け取った方が再利用するときに迷うことになります。

ちなみに、これを書くときに調べてみたところ、マイクロソフトのサポートオンラインに書いてありました。
HTML 形式の電子メール メッセージの本文として送信された Excel 2002 のブックで維持される書式の種類と機能 :マイクロソフト サポートオンライン
または、Excelのヘルプ検索で「ワークシートを送信」で検索すれば出ました。

でも、メール本文に表示されるのはそれなりに便利ですが、印刷だけならまだしも、いじるやり方がよくわからないとなると…。

ということで、普通にファイル添付をするように指導してみました。
今あるワークシートのみを別ファイルとして保存して、それを添付すればOKです。
やり方は以下のとおり。

シートの移動またはコピー

1)送信したいワークシートのタブをクリックして表示させる。
2)そのワークシートのタブを右クリックし、「移動またはコピー」を選択。
3)「移動先ブック名」を「(新しいブック)」に、「コピーを作成する」にチェックを入れる。
4)OKボタンを押す。

これで新しいファイルに該当シートがコピーされます。
あとはこれを保存して、改めて添付ファイルとして送信すればいいわけです。

確かに、ボタン一発で済むのなら、それに越したことはありませんが、送信先が同じ環境ならともかく、メールソフト・Excelのバージョンが完全に一致する保証はほとんどありません。
確実なところでは、やはり従来どおり、添付ファイルにする操作をした方がいいでしょう。

冒頭に書いた、私が「Officeによくある、こういう変なアプリ間の連携ボタンは、個人的には信用していない」と言うのは、こういう面があるからです。


余談:
Officeはやたらとボタンがいっぱいあるんですが、説明する時に「こんなアイコンのボタンがどこかにあるはずです」えーかげんな説明をして、イメージのはっきりしないボタンを探し回ってしまうというヤヤコシイ話になります。
結局はメニューから選んだ方がはるかに説明しやすい、ということになる場合がほとんど。
Windows95の頃は、標準の画面の広さが640×480のいわゆるVGAサイズでしたので、Excel/Wordを起動したら画面の1/3がボタンで占められた(笑)という時期もありましたので、あまりボタンは積極的に使いませんでした。
ボタンを全部出すと、Wordなんかだと、編集スペースの方が狭いぐらいになってました。
ぱっと見、何のためのソフトだかわからない画面でした(笑)。
最近は、その約4倍で1280×1024のいわゆるSXGAも珍しくありませんので、少々ボタンを出しまくってても、あまり邪魔になりません。
いい時代になったものです(何がだ)

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2005年11月14日(月) ソフトウェア不具合関連, パソコントラブル, パソコン・インターネット |

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コメント

メールソフト・Excelのバージョンが完全に一致する保証はほとんどありません。
これが有るから複雑で仕方が無いですね。自分の環境と違うと思った方が良いですよね。メルにはなおかつHTMLかテキストがあり、テキストが無難だとか知っとくべき事が多過ぎますね。

投稿: prtwqq | 2005/11/17 16:55:08

excel2010からメール送信しようとするとエラーになり、メールソフトが開かない。メールはWindowsLiveメールです。osはWindows7です。既定にするもしました。

投稿: 石川 | 2010/10/14 22:48:05

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