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2005年11月21日 (月)

書類の修正と添付メール。

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こちらもお得意様からのお呼び出し。

「こないだ一緒に作ってもらった書類だけど、また修正が入ったので一緒にやってください」

またですか?(^_^;)
仕事でやっていて、ちゃんとギャラがもらえるのでいいんですが、身内で無償奉仕だったらブチ切れですよね(笑)。
お役所へ出す書類なので、プリントアウトで提出したら、いろいろと間違いを指摘されて杓子定規に突っ返されたらしいです。
でも期限が近いので、再提出はメールにファイル添付でもOKということ。
お役所にしては、なかなか親切なのである。
その添付メールでいろいろありました…。

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突っ返された書類ですが、ホームページからダウンロードせよとのお達しがあって書式をダウンロードしたもの。
お役所らしく、きちんとレイアウトされたワードのファイル。
まぁPDFでは後から書き込みがままならないからなぁ。
書く必要のあるところだけ書き込みができるようになっていれば、PDFももっと便利なのにね。

で、そのワードのファイルに書き込みをしてプリントアウトして提出が基本らしい。
とはいえ、いろいろ計算書が別で必要になっていて、そっちはエクセルで計算させることができても、こっちはワードである。
書式が決まっているだけに、エクセルとの連動がままならないので、すべて手計算で数字を打たなければならない。
かといって、微妙なレイアウトなので、エクセルで書式を作り直すこともできない。
お役所はレイアウトにはうるさいのだ。
去年はエクセルで作ったものを提出していたので、そちらをちょっと焼き直して出したら、「今年はワードで書式が作られてるから」と見事に突っ返されたのが先日。
で、今回はさらに、書いた数字の内容に突っ込んだところでの間違いを指摘され、修正が必要になったそうな。
まぁ本来ならば、時間をかければご自身でできなくもないんだろうけど、急ぐ内容だったので仕方がない。

ということで、数字の修正と確認、そしてその数字をワードのレイアウトに書き込んでいきました。
そしてそれを、聞いていた担当者のメールアドレスへ送って完了、なんですが…。

「メールにファイル添付ってしたことないんで教えてください」
ありゃ(^_^;)

このお客さん、実はパソコン教室に出入りしてた時の生徒さんだったんです。
いろいろと個別のことを聞いてこられていたようですが、教室を退会されたのを機に、こういった書類作成のお手伝いで呼んでくれるようになりました。
で、メールに関しては、習ってはいたものの、ファイル添付はほとんど使っていなかったので忘れてしまったそうです…。
ということで、ファイル添付のやり方を伝授しておきました。

OutlookExpressの「メールの作成」ボタンを押して「メッセージの作成」ウィンドウを開き、それとは別に目的のファイルのあるフォルダを開いて、「メッセージの作成」ウィンドウへ目的のファイルのアイコンをドラッグ&ドロップして、宛先と件名と本文を書き込んで、送信ボタンを押しておしまい。

同じファイル添付でも、やり方はいろいろあります。
エクセルやワードのファイルならツールバーにあるメールボタンを使うとか、エクスプローラー表示からアイコンを右クリックして「送る」から「メール受信者」とか、OutlookExpressの「メッセージの作成」ウィンドウから「添付」ボタンでファイルを探して添付、などなど。
今回は、そういった「手順メモで覚えられるやり方」ではなく、「視覚的に覚えられるやり方」を伝授しておきました。
「へぇ~!そんなやり方ができるんですね!」
と感心されていました。
それでもやっぱり手順をメモされてましたけどね…。

今までも、「見積書をメール添付で送ってくれ」と取引先に言われていたのを、かたくなにFAX送付しておられたようです。(^_^;)
「これで見積書も送れるよ~ありがとう」
…まぁそれはそれとして、お役所に送っちゃいましょう。

お役所にメールを送信して、メール添付のやり方を改めて復習していたら、お役所から電話。
なにやらまたいろいろ修正が必要になったそうな…。
はぁ~また修正か?と思っていたら、担当者からメールが来た。
なんと修正してくれてます。
「こちらで修正しておきましたけどこれでいいですか?」との確認だったようです。
お役所にしては柔軟な対応だなぁ(笑)。

紙でのやり取りだと、間違いなく突っ返されてまた修正作業、ってところです。
データでのやり取りだと、こういうことができるのがいいですよね。
でも、データのやり取りになっても、従前の「書式レイアウト重視」によるやり取りでは、効率がよくならないんですけどね…。

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2005年11月21日(月) パソコン・インターネット, 日記・コラム・つぶやき |

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コメント

お役所の書類はややこしいですよね。決まったルールに基づいて作業しなきゃですから。添付ファイル自体にもイロンナ問題が有りますけどね。

投稿: prtwqq | 2005/11/27 8:55:01

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