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2007年5月 1日 (火)

文字が先でレイアウトは後です。

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こちらは別件でのご訪問だったんですが…。

「ちょっとだけ、書類の作り方の質問をしていいですか?」

…いいですよ、そんなに時間はないですけど。

「エクセルなんですけど、セルの中で改行するにはどうすればいいんですか?」

…それはAltを押しながらEnterでできますけど…どんなのを作ろうとしてるんですか?

「えーと、こんなのを作りたかったんですけど」

なんだかとってもイヤ~な予感がしながらも、書類を見せてもらうことに。

-------

嫌な予感は当たってました。

それはエクセルを使った報告書とおぼしき書類です。

出たよ…。 ( ̄△ ̄;
こんな具合に、ソフトの使い方を完全に勘違いしてる人が、よくいるんですよね…。

ワードで作ればいいものを、わざわざエクセルで作ってあります。

おそらく、一太郎やオアシスなど、行単位・文字単位がはっきりしているワープロで慣れてしまった人が、文字の大きさがポイント単位でのレイアウトになるワードに拒否反応を起こした結果だろうと思います。
よくある話です。
でも、そういう行単位・文字単位が不自由な状態だと、細かいレイアウトの補正がききません。
にもかかわらず、ワードに拒否反応を起こしている人に限って、ワードだとすぐできることで「エクセルではいろいろ細かいことができない」って言うんですよねぇ。

よく聞いてみると、「これで提出しろ」と、エクセルのフォームを渡されているんだそうです。

中途半端にパソコンを知っている人がよくやるんですよね、これ…。

で、「セルの書式をさわるな」とか「レイアウトを崩すな」とか言うんですよね…。
そうやって、多人数の効率より、自分の趣味を最優先する人がいるんですよ…。
挙句、「書式をさわれないようにするには?」とか「レイアウトを崩されないようにするには?」とか言うんですよね…。マクロで集計処理してるならともかく…ねぇ。

レイアウトの崩れが気になるなら、それこそワードで作ればいいのです。
ワードの表示は、印刷レイアウト表示が基本ですから、レイアウトの崩れは目に見えるので、入力する人は、何も言わなくても崩れないようにしてくれます。エクセルは印刷プレビューを見ないとレイアウト崩れに気付くことなんてありません。

Excelのレイアウト機能なんて、ただの飾りです。偉い人にはそれがわからんのです。

そんな文書を配る人が、システム管理者になったら、もう最悪です。
そうでないことを祈るばかりです。

-----

似たような話は以前にもありました。

パソコントラブル出張修理・サポート日記: Excelを使う必然性。

単純な話をすると、

  • エクセルは、数字の計算をさせたり、表を作ったりするためのもの
  • ワードは、文字中心の書類を作るためのもの
です。
エクセルの表現力は確かにすごいものがあります。
だからといって、わざわざ使いづらい形にする必然性は、どこにもないのです。

他でもありました。

文字が先か表が先か? :hau`s PC-SELECTION

以前コメントをいただいていた人のブログで書かれていたことですが、この記事のリンク先に、こんな記事が。

eエクセル中級講座 :ちばりすネットオンライン講座

…( ̄□ ̄;
なんかあきれてしまいます…。
なんでこの程度の案内状をエクセルで作る?
何か計算させているわけでもなし、普通、この程度はワードで作るでしょ、ワードで。
こった線引きの表を図として貼り付けるぐらいなら、ワードの描画オブジェクトで作ったほうがよっぽど使いやすいでしょうに。

いままでよくあったワープロ専用機や、それに準じたつくりのワープロソフト(古いバージョンの一太郎など)だと、行や文字の大きさがかなり制限があったため、どうしても

レイアウトを意識しながら、スペースや改行位置を考えて文章を作る

という傾向に陥りがちです。
これでは文章を考えることに集中なんてできるわけがありません。

まずは、文章の内容ありき。
その上で、レイアウトは後で編集する。

これは操作方法にも通じていて、古式ゆかしきワープロ専用機などは、文字列をコピーしようとしたときは、

「コピー」コマンド→コピーする文字を選ぶ

となりますが、WindowsやMacなどでは、操作方法が全般的に、

コピーする文字を選ぶ→「コピー」

となっています。
右クリックなんかは、これの典型ですよね。
つまり、

まずはモノ(オブジェクト)ありき、それをどうするかが問題

という考え方にシフトしなければ、操作に一貫性がなくなり、その都度、思考がぶつ切りになり、一番大事な「内容」を作ることに集中できなくなる、という重大な効率低下を起こすことになります。

また、先の記事「Excelを使う必然性。」にもちょっと書きましたが、使いまわしの利かないデータを流通させるのは意味がないどころか非効率なのです。
ワードでラクに作れる書類を、意味もなくわざわざエクセルで作るというのは、

「手で書いたほうが速い」と原稿用紙に原稿を書いて、結局誰かに手打ちで入力させているという非効率さと同じ

だということを意識しなければならないと思います。

目先の面倒さを回避するあまり、全体の効率を落としていては何にもならないのですから。

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2007年05月01日(火) 定番トラブル, パソコン・インターネット, 基本操作・便利技関連, 日記・コラム・つぶやき |

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受信: 2007/05/04 18:52:15

コメント

ご無沙汰しております。
はう☆です。
エクセル、ワードについて大変参考になり
己の知識不足を認識しました。
これからも、参考にさせて頂きます。

投稿: はう☆ | 2007/05/04 21:11:51

はう☆ さん
こういったエクセルの誤用は、「中級者」「周囲から『詳しい人』と言われている人」で、「ワードを敬遠している人」に陥りがちな現象です。
一太郎全盛の頃を経験している人、もしくはそういう人にエクセルを教わった人に多いような気がします。
この辺は、知識ではなく「考え方」の問題だと思います。

私も一太郎全盛の頃を経験していますので、気持ちはわかるのですが、等幅フォントとかプロポーショナルフォントとか言われている時代に、全角と半角しか認識できていないようでは、ちょっとどうかとおもいますよね。

投稿: ささもと | 2007/05/05 7:18:27

先日日経PC21を購入したら、特集記事がちょうどこれでした。「ビジネス文書はエクセルにお任せ!」だそうです。
(´ヘ`;)ハァ
http://pc.nikkeibp.co.jp/pc21/mag/200707/index.shtml#toku1
この雑誌の特集記事を書いてる人、逆に、ワードを使いこなせていないんじゃないかな?と思いますね。
あと、一般のパソコンにはPhotoshopのような画像処理ソフトがプリインストールされてないってのも、エクセルで地図を作ろうとしたりしてしまう原因のような気がします。

投稿: みっぴ | 2007/06/07 21:49:02

しかし、現実はExcelの文章が多いのですよね。
受託開発業務を行っている会社にこれまでいくつも出入りしていますが、設計書と呼ばれる文章はほとんどExcelで作られています。
Excelの方が便利と感じられる点では罫線の引きやすさというところにあるのかなと。
たいてい、設計書と呼ばれるフォーマットは1ページの外枠を一つの大きな罫線で囲ってあり、ページの先頭にはプロジェクト名とかモジュール名やら日付、作成者などの情報がずらりと並び、その下に処理の内容が書かれることが多いのですが、処理の内容にも表が多用されます。
こうなると、Wordで作ってみるとページをまたがった表になると時折レイアウトが崩れることがあり、だったら少なくとも罫線においては余計なことをしてくれないExcelで作ってしまえという流れだと思います。

投稿: くさば | 2009/03/04 16:32:25

くさば さん
そうですね、理由があってExcelならば、目くじら立てる必要もないと思いますよ。
というよりは、その内容であれば、どっちかというと「Wordがヘボい」という話ではないかと。
Wordの罫線処理は、本当に余計なことをしてくれる場合が多いですね。
ただし、それはあくまでレイアウト調整や印刷の段階の話。
レイアウトは後で整えればいい、という話なんですけど…。

でも、Excelでも、いろいろおかしな現象がありますよ。
ページをまたがった印刷範囲のセルで、文字の下半分が半分切れて次ページにまたがっているとか…。
セルごと勝手に次ページに送られるとか…。
行の右端がセルからはみ出して見えなくなってるとか…。
離れたセルにうっかり入れたスペースが原因で、謎の空白ページが印刷されるとか…。

まぁ少なくともExcelはワープロではなく、表計算ソフトですので、レイアウト機能はオマケと考えるべきでして。
少なくともExcelでは、レイアウトのことを何も考えずに文字を打つことは不可能です。
必死でレイアウトを意識しながら文字を打つのは本末転倒、というのがこの記事の趣旨です。お間違えなきよう。

投稿: ささもと | 2009/03/04 21:02:38

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