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2008年3月18日 (火)

複数のパソコンで同じメールアドレスを使いたい。

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意外とあちこちでご要望のあるご相談内容で、

「複数のパソコンでメールアドレスを送受信したい」

というものがあります。
事務所などで、多数のメールが届く「事務所宛メールアドレス」だと、なかなか1台のパソコンでは処理しきれないことも多いですからね。

話としては単純なんですが、これ、意外と難しいのです。
今回のお客様のところでこれをやったので書いておきます。

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受信だけなら、それぞれのパソコンで同じ受信設定をすればいいだけです。
ただ、通常の設定だと、受信した後メールボックスを空にしてしまうので、同じ設定のパソコンでそれをしない設定にしておく必要があります。

Pop01

同じメールアドレスを使うすべてのパソコンで、この「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックを入れなければなりません。
あとは、持ち出しの発生するノートパソコンや、あまり起動しないパソコンなどの対策で、「サーバーから削除する」の日数を長めにしておく必要があります。
初期値では5日ですが、15~30日程度にしておいた方がいいでしょう。

受信はこれで問題ないとしても、問題は送信。
単に送信するだけなら、普通に送信しておけばいいんですが、複数の人が好き勝手にメール送信していては困るので、

「どんなメールを送信したかを他のパソコンででも把握できるように」

というのはかなり重要な問題になります。
これはなかなか難しいところなんですが…。

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単純な解決方法としては、

  • 送信の際に、BCCで自分宛に送信しておく

  • 自分宛のメールを自動振り分けで「送信控え」として別フォルダに保存
というのがよさそうなのですが、メールソフトとして圧倒的なシェアを持つOutlookExpressではそういった機能が存在しないため、この操作は、いちいち手動でやらなければなりませんし、単純に返信だけの場合だと、BCCにいちいち入れることなんて忘れてしまいます。
それではまずいので、何とかならないかと調べてみたところ、OEBccというソフトがありました。

OEBcc Outlook Express6 送信メールのBCCアドレスを自動的に入力 :Vector

これは、OutlookExpressのメール作成ウィンドウが開いたら、BCCに自動的に記入するもの。
メール作成画面で「ツール」→「すべてのヘッダー」にチェックを入れて、BCC欄を表示させるようにしておけば、きっちり自動でBCC欄に入力してくれます。
常駐するソフトなので、場合によっては嫌われたりしますが、なかなか便利です。

まぁMozilla Thunderbird みたいに、設定でBCCを常に追加できるようなソフトに乗り換えるというのもひとつの手ではあるんですけどね。
とりあえず、すでにお使いのOutlookExpressで、OEBccを追加して受信メールフィルタールールに自分宛メールを振り分けるルールを追加して完了です。

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「あと、この迷惑メールは何とかならないもんでしょうか?」

…うーむむむむ。
確かに、迷惑メールは、どこでも悩みの種です。
WindowsVista標準搭載のWindowsメールなら、かなり的確に振り落としてくれるんですけど、今回のお客様はまだXPです。
ふとタスクトレイを見てみると、ウイルスバスター2007のカプセルアイコンが。
ウイルスバスターは2008に無料アップグレードできますし、2008の方がメモリ占有量が少なくて快適ですし、なんと言っても迷惑メールフィルターがかなり強力で、受信トレイに受信済みのメールまでざくざく振り分けてくれます。
しかもかなり的確。
ということで、ウイルスバスターを2007から2008へアップグレードです。

いろいろ調べてみると、今まで個人登録じゃなければ3台インストールはダメでしたけど、2008からは法人登録でも3台インストールOKなんですね。知らなかった…。

インストールしてOutlookExpressを起動してみると…おおっ!受信トレイに残っていた英語のスパムメールがざくざく消えていきます!!

「す、すごい!!今まで英語のメールを消すのが毎日苦痛だったんですよ…助かりました!!」

いえいえ、すごいのは私ではないんですけど(笑)。
ウイルスバスター2008のフィルターも完璧だとはいえないんですが、充分に実用的です。
問題なくウイルスバスター2007が動作している環境なら、迷わず2008へ移行したほうがいいです。間違いない。

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2008年03月18日(火) 定番トラブル, パソコン・インターネット, メール送受信関連, 基本操作・便利技関連, 日記・コラム・つぶやき |

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