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2008年9月 7日 (日)

メールの宛先に「様」を付けるべきか?

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とある方と話をしていて、「メールの宛先」の話になりました。

「メール送信する時に、宛先名に『様』を付けないのは相手呼び捨てにしているようで失礼かと思うので、『様』つけるようにしています。そうするべきだと思うんですよね」

…うーむむむむむむ。

その時はちょっと時間もなかったので、そこに突っ込んで話をしませんでしたが、よくよく考えると、それは違うんじゃないかと思うんですよね…。

-----

確かに、メールが届いた時に、宛先に敬称がない場合は、かなり多いです。
しかし、それは

従来どおりの1対1でのハガキのやり取りの感覚

であれば、あるいは失礼と考える向きもないとは言えないでしょう。

しかし、電子メールのシステムは、それを「よし」とはしていません。

電子メールの大きな特徴のひとつとして、

一斉送信・一斉返信が可能である

というものがあります。
一斉返信が数十人だとかならまだしも、100人以上だとかあったりすると、すべてに「様」を付けるわけにはいきません。
仕事で使っていたら、CCやらBCCやら何十人もあった日には、「様」付けだけでとんでもなく手間を食う羽目になりますから。
おまけに、OutlookExpressなどは、返信すれば自動的にアドレス帳に登録する機能があるわけですが、多くのメールソフトには、その際に敬称をつける仕様にはなっていません。

ですので、敬称をつけて送信してしまうと、

「様」を付けてくれたんなら、「様」を付けて返信しないとダメなのかな?
もう登録されちゃったアドレス帳の変更をしなきゃいけないのかな?

という

心理的なプレッシャーを相手に与える事になりかねない

わけです。

一旦アドレス帳に敬称なしで登録されると、それを変更するのはかなり面倒です。

相手が自称初心者であればなおさらです。

そういう面倒を相手にかけさせまいとするならば、簡単な話、送信する際の送信者名(自分の名前)に「様」を付けて送ってあげればいいわけですが、「それは違う」と言われるでしょうね。
これは往復はがきの復信側のように、「行」を消して「様」にするといった、「返送する側が手をかけるのがマナー」という感覚なんだと思います。

でも、メールは「送信の際に手をかけなくても済むようにする」というのが信条なので、アドレス帳(名簿)からそのまま宛先を一発で転記して送信できるようにしてあります。
実際、大きな会社の社内で使うメールシステムには、全社統一のアドレス帳が存在し、営業所単位・部署単位で区切られて名簿が作られています。そこに敬称はありません。名簿ですから当然です。
で、メール送信の際はそれを画面に出し、ピッピッピと選んで送信。これが普通の光景です。

紙のアドレス帳や名簿に「様」と記入する人は…いるのかも知れませんけどね…。

ちなみに、Outlook/OutlookExpressのアドレス帳は、ハガキ印刷ソフトなどのデータとして使い回しが利くように設計されています。
ここで名前に敬称をつけてしまうと、後でとんでもない手間をかけさせられることになる場合があります。

もう電子メールというものが一般的になってずいぶん日が経ちます。
それでもそういう「自動的に敬称付け」機能がないのは、効率を考えての事だと私は思います。
また、そもそも「メール宛先には敬称を付けない」、そういう文化だという解釈もできます。

根本的な話をすると、メールアドレスというのは、正確な意味では、はがきで言う住所とは若干違います。
メールアドレスの構成というのは、

ニックネーム @ アドレスを管理している会社(および部署) . 業種 . 国

となるので、

メールアドレスは住所であり、その人のインターネット上の名前でもあり

という感覚です。
どっちかというと、

電話番号に近いものがある

ので、

それに敬称をつけること自体がナンセンス

と言えます。

ただ、

電子メールソフトの仕様上、アドレス帳に付けてある名前が送信時に乗っかって行ってしまう

ので、

敬称を付けるのか付けないのか、という話が出てしまう

のです。
携帯電話なんかは付けて送らないですし、送信のために必須ではないはずなんですけどねぇ…。
何で付いてるんでしょうかね?

-----

長くなりましたのでまとめますと、

  • 「様」を付ける付けないは送る人の自由
  • ただし、それが相手にプレッシャーを与える事になりかねない事を理解するべき
  • 敬称を付けたいなら、本文の1行目に「○○様」と書けばよい
…ということです。

私ですか?
私はメールアドレスにいちいち敬称なんてつけません。そういうものだと思ってますので。
迷うぐらいなら、メールアドレスだけにしてしまう方がいいような気がします。
丁寧さを強調して送るメールだと、1行目に「○○様」と付けることはありますけど。

でも、私の携帯電話のアドレス帳は、「お得意様」の個人名には「様」が付いてたりします…。

着信 → 名前表示 → ∑(。_。; → 「あ、○○様。お世話になってます…」

ってな感じで。

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2008年09月07日(日) 定番トラブル, パソコントラブル, パソコン・インターネット, メール送受信関連, 企業(メーカー・プロバイダ等)の姿勢, 基本操作・便利技関連, 携帯・デジカメ, 日記・コラム・つぶやき |

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コメント

登録アドレス名をローマ字にするとか
イニシャルにすれば良いのでは?

本文に様付けするのが真っ当だと思いますね。

投稿: 透明人間 | 2008/09/09 18:34:46

非常にタイムリーにうちの会社で回覧が回りまして、
まさに、アドレス帳登録の名前に敬称を付けるようにしましょう。
相手の会社名など付けておくとよりいいです。というもの。
ご丁寧に設定方法まで付いており、社として統一するんなら、
ということだったんですけどね。

いやー、翌日部署内に向けて流された部長からのメール
CC欄が長い長い
そりゃ15人からの名前が、今まで名字だけだったのが
会社名 部署 姓名 様 なんですもん。
素直に全員分やっちゃったんですね、部長

投稿: 鯖 | 2008/09/09 23:31:40

アドレス帳にある名前が実際のアドレスの前につくってやつ、あれ最初に出すメールはいいんですが、返信の時に困りますよね。自社宛に相手から来たメールのCC欄、自社の関係者には「様」がついているけれど、そのまま返信すると、Toが顧客、CCは自社なのに自社の相手にも「様」が付く。おまけにToの顧客は呼び捨てになる。じゃ毎回消すのか、追記するのか、となると、消し忘れたり、一部だけ消して出しちゃったり。
おまけに人によっては「~くん」とか書いてたり。
もうここはドライに、無味乾燥とか言われるかも知れませんが実アドレスのみでいいと思うんですよね~。

投稿: frontline | 2008/09/10 11:36:31

あの~、
from と display-name がごっちゃになっていませんか?
from はメールアドレスですが、そもそも様は付けられません。
この辺(from と display-name の違い)をユーザーさんに説明できないと混乱の元ですよね。

投稿: トクメイキボウ | 2008/09/11 10:31:56

トクメイキボウ さん

>この辺(from と display-name の違い)をユーザーさんに説明できないと混乱の元ですよね。

???
意味がわかりません…そこにToもCcもBccもないのはなぜ?

投稿: ささもと | 2008/09/11 11:27:22

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