ウイルス対策ソフトをご利用の場合、「トロイの木馬」を誤検出する記事があります。警告が出た際は、こちらの記事をごらんの上、お知らせいただければ幸いです。

« またUSBメモリで…。 | トップページ | 今度は速いぞノートン先生! »

2008年9月30日 (火)

急ぎのメールって?

このエントリーをはてなブックマークに追加 このエントリーを含むはてなブックマーク この記事をクリップ! BuzzurlにブックマークBuzzurlにブックマーク

先日、仕事上の関わりのある人と、メールについての話になりました。
そこでちょっと考えたことを書いてみます。

メールというのは、本来は、

お互いの時間を縛る事なく、連絡手段のひとつとして、柔軟に活用する

という位置づけであったはずです。
でも、最近は

「急ぎのメール」

という、よくわからないものが存在します。

他の連絡手段と比較してみれば、

  • 文書ではあるが、物理的に届けるよりも時間がかからない
  • 送信に個別にお金がかからない
  • 手間もお金もかけずに、一度に大量(多人数)に送信できる
  • 電子的な手段ではあるが、電話のように相手の時間をいきなり横取りしない
というメリットがあります。
それが、どうも最近は、

単に「時間もお金もかからない」としか捉えていない、一方的なメール

が多いように思えます。
「急ぎのメール」は、その象徴とも言えます。

-----

「急ぎのメール」というのは、実は2種類あって、ひとつは「受け取る人が、今か今かと待ちかねているメール」、もうひとつは「送る人が、とにかく早く読んでもらいたいメール」

そのふたつの思いが一緒であれば、何も言うことはありません。
メールは、その思いを結ぶ、とても有効なツールとなり得ます。

しかし、不幸にもその思いが噛み合わない場合もしばしばあります。

  • 受け取る人が、メールが来るのを待っているのに届かない
  • 送る人が、早く読んでもらいたいのに読んでもらえない
こういう場合、「メールを送ってくれない相手」「メールを読んでくれない相手」を責めるものでしょうか?

いや、そうではありません。

それは、相手にだけ問題があるのではありません。

そうならないようにしなかった、自分にも問題があるのです。

たとえば回答期限の迫ったメールの返事。
メールを投げつけただけで、相手が「読んでない」ことを責めてませんか?相手が「返事をしない」ことを責めてませんか?

最初に書きましたよね。メールというのは、

お互いの時間を縛る事なく、連絡手段のひとつとして、柔軟に活用する

ためのものです。

高速回線を利用しているので、「たまたま早く届くようなシステムになっている」わけではありますが、システムの問題で、メール配信が遅れる場合も意外とあります。

たとえばメールが多すぎて配信メールサーバーの能力を超えてダウンしていたため送信ができていなかった、受信メールサーバーがパンクして止まっていた、配信経路の回線がダウンしていた、などなど。
メールに頼りすぎたがゆえに、システムにどんどん負荷をかけて、「届かない」と騒ぐ率が高くなるのです。

メールは、その仕組み上、「確実に届く」という事を保証していません。
また、「何分後に届く」という事も保証していません。

であるにもかかわらず、

「送れば絶対に、瞬時に相手に届くもの」という思い込み

を前提に送っている人の多いこと多いこと…。

そんな脆弱な通信手段に全てを頼り切って、何の対策も講じていないでいると、いつか痛い目に遭うのは間違いないのです。

頼り切るのではなく、使い分けをしなければならないのに…。
つまり、

重要なことはメールを投げつけるだけでなく、電話するなり直接声をかけるなりするべきもの

なのです。

実際、なんでもかんでもひとつのメールアドレス(それも憶えやすくわかりやすいもの)で済ませている人などは、スパムメールの標的になりやすく、これからは、さらにメールに頼り切る人が増えていくために、さらにスパムメールは増え続け、重要なメールは埋もれやすくなっていきます。
さらに、メールサーバーの負荷が増え、メール遅延の要因になっていきます。
ということで、物理的に「届かない」というリスクは、これからは増え続ける一方です。

今後は、仕事用などで「絶対に受信してもらいたい特定の取引先のメール連絡」ならば、それ専用の、無意味な組み合わせの文字列をアカウントとした、スパムメールの届きようのないメールアドレスを用意し、さらに受信サーバーのリスクを低減するべく、別のプロバイダの同じようなメールアドレスを用意し、そちらにも同時に送るぐらいの周到さが必要になるでしょう。

そこまでするぐらいならば、本来あるべき姿の、電話と併用することも増えてくると思われますが…。

-----

この類のトラブル(メールが届かない、返事が来ない)の事例としては、

メールの返事をしなかったら友人を怒らせてしまった (発言者:さくらこ) :YOMIURI ONLINE 大手小町>発言小町 >家族・友人・人間関係

こういうのがありますね。
友人から飲み会の前日にメールだけで案内が来て、さらに「来れるか?」というメールに返信をしなかったら怒らせてしまった、というもの。

「その友人、怒る方がおかしい」「メールに返事しないなんてサイテー、怒られて当然」など、いろいろご意見は出ているようですが…。

似たようなことは、私もサラリーマン時代にやったことがあります。
今から10年以上前の、まだメールが一般に浸透し始めた頃の話。
仕事上でまとまった人数に確認を取るべく、メールで一斉送信して返事を待つ、ということをやっていたところ、やたらと返信率が低い、という事態に。
それを怒ってブツブツ言っていたら、上司が一言。

返事がないのも返事のひとつなんだよ。メールなんてそんなもんだろ。それぐらい想定して送ってやれよ」

ショックでした。
返事が来ないのが悪いのではなく、「たかがメールに返事が必ず来るものと思っている方が間違いだ」ということを気付かされたことに。
つまり、

  • 本当に確認を取りたい、本当に伝えたいのなら、電話をするなり直接会うなり、きちんと伝えて反応を取るのが基本
  • メールで送ったものの返事が確実に欲しいのなら、「メール見て返事して」と直接伝える
  • メールでの返事は「来ない」ということも想定した上での文面や判断を用意する
ということ。

正直なところ、

「メールの返事をしないなんてありえない」

というご意見、間違っているとは言いませんが、

「得てして世の中そんなもん」

なのです。
現に、町内の回覧板なんて100%スムーズに回ることなんてありませんし、「選挙のお知らせ」に至っては、

有権者全員にハガキが届いているはずですが、どうしたわけか、投票率が50%を切るのも珍しくありません(もちろん、私は選挙は毎回投票していますが)。

選挙みたいな大事なことですらそんな状態ですから、

メール一本投げつけただけで「確実に伝わってる」「絶対返事が返ってくる」なんて思っている方がおかしい

と言えますね。
ひどい人になると、電話と同じで送った瞬間読んでるもの、と思っているトンデモナイ人もいますし、今時の学生には、「10分以内に返信しないヤツは人間じゃない」という感覚まで蔓延しています。
ケータイでも、メール遅延は時々起こってますので、こういう感覚ってどうかと思いますが、メールプロバイダは「より早く、より確実に届くように」という企業努力をしますので、結局頼り切って、返事の遅れを責められる羽目になるんですよねぇ。はぁ~…。

まぁ、メールの返事がすぐに返ってくれば気持ちがいいのは確かです。
相手への気遣いですぐの返事ならそれはそれですが、それを義務にすると、お互いがメールに振り回される生活となり、余計なストレスの元にもなりかねません。
とはいえ、あまりにも返事をしなさ過ぎるのはどうかと思いますが、「絶対にすぐに返事をするのが当たり前」という感覚もどうかと思います。

私は、

メールというのは、機械を使っているとは言え、返事を書くのは人間なのですから、もう少し寛容になるべきではないか

と思いますが、みなさんはどうお考えでしょうか?

ちなみに、人気blogランキング参加中です。 よろしくお願いします。

このエントリーをはてなブックマークに追加 このエントリーを含むはてなブックマーク この記事をクリップ! BuzzurlにブックマークBuzzurlにブックマーク

2008年09月30日(火) 定番トラブル, ネットにつながらない・遅い, パソコントラブル, パソコン・インターネット, メール送受信関連, 企業(メーカー・プロバイダ等)の姿勢, 日記・コラム・つぶやき, 迷惑メール関連 |

« またUSBメモリで…。 | トップページ | 今度は速いぞノートン先生! »

定番トラブル」カテゴリの記事

ネットにつながらない・遅い」カテゴリの記事

パソコントラブル」カテゴリの記事

パソコン・インターネット」カテゴリの記事

メール送受信関連」カテゴリの記事

企業(メーカー・プロバイダ等)の姿勢」カテゴリの記事

日記・コラム・つぶやき」カテゴリの記事

迷惑メール関連」カテゴリの記事

トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/13757/42655725/void
↑トラックバックをいただく際は、最後の「/void」を抜いてください。お手数ですがよろしくお願いいたします。

※あまりにも無関係なトラックバックが多いため、当面はトラックバックの公開は承認制にしました。トラックバックを送っていただいてもすぐには反映されません。ご了承願います。

※トラックバックをいただく際は、この記事のURLを記事中に記載(もしくはリンク挿入)願います。
この記事と無関係な内容であったり、明らかな宣伝もしくは宣伝活動目的と判断されるもの、トラックバック元がトップページへのリンクであるもの、もしくは当方が不適切と判断されたものは、公開の承認はなされません。あらかじめご了承願います。

この記事へのトラックバック一覧です: 急ぎのメールって?:

コメント

 いつも楽しく読ませていただいております。ためになる話も笑える話も。
 この記事ではなく前の記事「またUSBメモリで…。」へのコメントなんですが、題材から予想ついたとおりというか、ウイルスの話なんでしょうね。続きを読むをクリックしたところ、うちのカスペルスキーが遮断して読めませんでした。

http://orbit.cocolog-nifty.com/supportdiary/2008/09/usb-ff85.html
このWebページはウイルスに感染しています
次のウイルスが見つかりました:Worm.VBS.Small.n

 だそうです。カスペルスキーは先日バージョンアップした Internet Security 2009、特に設定は変えておらずインストールして三日ほど。ブラウザはFirefox3.03、OSはWindowsXPです。
 とりあえずご報告を。

 ……このコメントでこちらの記事もまたひっかかるようでしたら、任意の場所を書き換えるなり消すなりしてくださって結構です。

投稿: やずみ | 2008/10/03 10:23:55

いつも拝見させていただいております
内容をよんで納得しました
だいたい、メ-ル送ったから読んでくれるてのは
自分の勝手ですよね
メ-ルは本来、電話などの口頭でのやりとりで
間違わないようにする、文章で残す簡単な手法
の物だと自分は思っていました
だから仕事用のメ-ルは自分は必ず
電話をして確認してもらいます
いつ読んでもらえるかわかりませんから
やはり、デジタルの世界になっても
最終的には、人とのコミニュケ-ション
が大事です
これからも、為になる情報をよろしくお願いします

投稿: ken | 2008/10/03 12:53:33

初めて投稿します。
よく拝見しています。
大変簡潔で核心を突いているお考えに感服します。
PCに詳しい人が増えてきましたが、
操作や機械的に詳しいだけではなく、御社のように
考え方も基本からしっかりされるとユーザーも
喜ばれると思います。
がんばってください。

投稿: K | 2008/10/04 10:16:06

コメントを書く




※Spam対策のため、コメント公開時E-Mailは非表示となります。









※当面コメントは承認後の公開となります

« またUSBメモリで…。 | トップページ | 今度は速いぞノートン先生! »